مفهوم واهمية السجلات المدرسية
مفهوم السجلات المدرسية:
هي صورة ناطقة عن سيرة المدرسة التربوية والعلمية ومؤشرا عن تطور العملية التربوية منها، إن إعداد السجلات والمحافظة عليها وترتيبها يمكن للمسؤولين من الرجوع إليها بيسر وسهولة.
أهمية السجلات المدرسية:
تكمن أهمية السجلات في أمور عديدة نذكر منها:
1.المراقبة: أنها تسهل عمل المديرين والمشرفين التربويين في مراجعة الإعمال المدرسية، ومراقبة تطور العملية التربوية بالإحصاءات والأرقام بغية الوقوف على الأخطاء وتصحيحها.
2.الإرشاد والتوجيه: تساعد المسؤولين على توجيه الإرشاد والتوجيه حول النقص الحاصل أو الإهمال أو التقصير في جوانب العملية التربوية كل حسب موقعه لسد هذا النقص والوقوف حائلا إمام استمراره وتشعبه.
3.اعتبارها مراجع: فهي معلومات موثقة يمكن الرجوع إليها في حالة الحاجة وتوثيق أي معلومة نهائية والاستفادة منها كمادة بحثيه.
4.الاطلاع والمعرفة: يعرف من خلالها طبيعة المدرسة وسيرة العاملين بها ومبادرتهم ونشاطاتهم.
5.حفظ حقوق المعلمين والتلاميذ: تساعد على الاحتفاظ بحقوق المعلمين ودرجات التلاميذ وتواريخ التعيين والمباشرة .... الخ.
6.مساعدة المدير في التخطيط لعمله: فهي معلومات متوفرة مساندة للمدير لتخطيط عمله التربوي والإداري وتساعده على إعداد الخطط السنوية والشهرية.
الية عمل السجلات المدرسية
تلعب السجلات المدرسية دورا مهما في العملية التربوية لما لها من أهمية إذ تـُعد القلب النابض لهذه العملية، وهي المؤشر الذي يكشف نواحي النقص في جوانب العملية التربوية، التي تسهل عمل المشرفين والاختصاصيين التربويين في مراجعة الأعمال المدرسية، والتي تعد مراجع موثقة للمسؤولين والباحثين عند قيامهم بالبحوث المسحية والتاريخية للمدارس.
وقد حددت التشريعات التربوية عدد هذه السجلات ب (20) سجل كما ورد في نظام المدارس الثانوية رقم (2) لعام و1977، وقد حددت وظيفة كل سجل منها ومعهوديته والشخص المسؤول عن تنظيمه، وقد أفرزت الظروف التي مر بها البلد بعد عام 2003 استحداث سجلات إضافية تسهيلا لتنظيم العملية التربوية في المدارس، البعض منها صدر بتعليمات وزارية والعض الآخر صدر عن مديريات التربية في المحافظات. فاقتضى الأمر تنظيم هذه السجلات وتوحيدها (السجلات من 1 الى 40)
اولا: السجلات التي حددتها التشريعات التربوية: (من 1 ــــ 20)
وقد حددت التشريعات التربوية السجلات من 1 إلى 4 أن تكون بعهدة مدير المدرسة
سجل رقم (1): سجل تقويم النشاط التربوي للمدرسين:
وهذا السجل كما بينا يكون بعهدة مدير المدرسة، اذ يتوجب على مدير المدرسة زيارة جميع المدرسين والمعاونين ثلاث زيارات على الأقل في السنة، وقد تكون أكثر من (3) بالنسبة للمدرسين الجدد، ويزودهم بالتوجيهات والتعليمات التي تعزز المسيرة التربوية بعد اخذ تواقيعهم عند الانتهاء من هذه الزيارات.
سجل رقم (2): سجل توصيات الاختصاصيين التربويين.
يكون هذا السجل جاهزا ويتم تسلمه من مديرية التجهيزات، وفيه تدون ملاحظات الاختصاصي التربوي ملاحظاته وتوصياته أثناء الزيارة المدرسية حيث تدون الملاحظات قيء الجهة اليمنى والتوصيات في الجهة اليسرى ويوقع كل من المدير والمدرسون عل هذه التوصيات وتتم متابعتها من قبل المدير حرصا عل المدرسة وسعيا وراء تطوير جهود المدرس وتنمية قدراته الأدائية وتطوير كفاياته العلمية.
تقوم إدارة المدرسة بتهيئة سجل جديد كل سنة دراسية، ويحتفظ بالسجلات القديمة ولا تتلف. ترقم السجلات بالشكل 2/1، 2/2، 2/3 وهكذا. ترتيب السجلات وتنظم كذمة. ولا يقدم هذا السجل لغير المشرفين والاختصاصيين التربويين مهما كان الزائر.
* يقدم المدير سجل المشرفين بالرقم (2) وللزائرين بالرقم (2 أ).
* عدد الزيارات للمشرف يجب ان لا تقل عن أربع.
*الزيارة يجب ان لا تكون ضبابية أو تعجيزية
*الزيارة الأولى تكون للكشف وليست توجيهية حيث يقوم المشرف بعقد الندوات التوجيهية لمدرسيه.
*الزيارة الثانية تكون لمتابعة ما تم تنفيذه بعد الزيارة الأولى.
*لا تعاد التوجيهات المكتوبة في الزيارة الأولى او الثانية الا إذا كانت ملحة ومفيدة للإشراف.
*الزيارة الأخيرة ختم للتوجيهات وبيان ما نفذ منها.
*بعد كل زيارة إشرافيه ترفع مذكرة وتقرير إشرافي.
*كل زيارة إشرافيه تقرير رسمي يصدر عن المشرف، ويجب توثيق هذه الملاحظات في سجل المشرف الخاص.
*بعد الزيارة الإشرافيه الأخيرة يُعد التقرير الذي يرفع الى مدير الإشراف وبجب ان يكون هذا التقرير مطابقا لما مدون في سجلك الشخصي.
سجل رقم 3: سجل الصادرة والواردة السري:
ترد ال المدرسة بريد سري،وسري للغاية ،وسري مستعجل...تورّد كافة الكتب السرية في سجل خاص برقمها وتاريخها وتهمش من قبل المدير وتثبت عليها ملاحظاته ،يفتح سجلان للصادرة السري و الواردة السري يرقم (3) ، و(3أ) .سريات المدرسة امانة بيد المدير ،التوصيات السرية يجب الا يطلع على الكتب السرية أي احد, ادارت بعض المدارس تهمل البريد السري وتقوم بحفظ البريد السري في سجل البريد الاعتيادي ،مما يؤدي إلي وقوع كثير من الأمور السرية بيد العاملين الآخرين بالمدرسة وهو مما يجب الانتباه اليه.
سجل رقم 4: السجل الخاص بالمدرسة: وهو من السجلات الضرورية التي يجب تنظيمها في المدرسة لانه يحتوي كل شئ عن المدرسة. معلومات عن البناية وعائديتها وأوراق السجل العقاري المتعلقة بها وازدواجيتها مع مدرسة أخري ان وجدت وكذلك عدد الصفوف والغرف الدراسية فيها وعدد الطلاب واسماء المديرين الذين تولوا ادارتها الي غير ذلك من الامور المتعلقة بالمدرسة.
لا يجوز تغيير شكل البناية الا بموافقة مدير التخطيط.
يجب توثيق كل ما يصرف علا البناية المدرسية من قبل أي جهة كانت.
سيرة كل مدير او معلم او موظف في المدرسة موثقة بصفحتين وتتضمن: معلومات عامة عن الشخص وكل التشكرات والعقوبات ونسب النجاح العالية والوظائف التي تقلدها والتقارير التي حصل عليها من الإدارات والمشرفين.
السجلات من (5) الى (13) تكون بعهدة المعاون.
سجل رقم (5) سجل القيد العام: وهذا السجل خاص بقبول الطلاب بالمدرسة ويفتح هذا السجل في اليوم الأول الذي تـُفتتح فيه المدرسة. وتدون فيه جميع المعلومات عن الطالب طيلة وجوده في المدرسة.
*لا يجوز للمعاون ان يوقع في حقل الدرجات وانما يوقع المدير فقط ويمكن للمعاون ان يقوم بتنزيل الدرجات رقما وكتابة عند النجاح ورقما عند الرسوب وتنزل الدرجة النهائية والنتيجة للطالب.
*في حالة اتخاذ القرار عند النجاح يدون في سجل القيد العام الدرجة النهائية (50) ويكتب في النهائية نجح بقرار من... ولا يكتب 48 ويشطب عليها بخط مائل ثم يكتب 50 مثلا.
* الرقم الامتحاني يكتب أمام السنة الدراسية وبخط المدير.
*درجات السعي السنوي للطالب غير المشمول بامتحان البكالوريا تـُنزل في السجل.
* لد كل طالب رقمان رقم قبول ورقم سجل.
* تسلسل القيود تـُنظم بالأرقام 5/1،5/2 ،5/3 وهكذا.
* تدخل في ذمة المدير العام القيود العامة من الرقم 1 حتى رقم السجل الأخير.
* يفضل لصق صور الطلاب بالتناوب على كل صفحة في السجل.
* عند استلام المدير مهام عمله في المدرسة عليه أن يلقي نظرة سريعة على صفحات القيد العام ومطالبة سلفه بإكمالها.
5 أ سجل دليل القيد العام: وهو سجل مرتب وفقا للحروف الأبجدية حيث يخصص لكل حرف عدد من الصفحات الكافية، ويضم أسامي جميع الطلاب وأرقام قيودهم الذين تم تسجيلهم في المدرسة منذ إنشائها.
سجل رقم (6): سجل حسابات الكتب المدرسية والقرطاسية: وهو سجل حسابي ولا يسلم لأي موظف وبكون بعهدة المعاون المسؤول.
سجل رقم (7) سجل درجات الامتحان: وهو السجل الذي تثبت فيه درجات الطلاب خلال العام الدراسي من سجلات المعلمين وهو سجل يجب ان يتسم بالدقة ولا يكتب بقلم الرصاص وان تختم جميع صفحاته بختم المدرسة ويوقع مدير المدرسة في نهاية كل صفحة بعد ظهور نتيجة الطالب النهائية.
سجل رقم(8): سجل جماعة المدرسين: ويحتوي معلومات عامة عن جميع المدرسين العاملين في المدرسة والذين سبق لهم العمل في المدرسة وانتقلوا منها او أحيلوا للتقاعد.
سجل رقم (9): سجل الدوام اليومي: تقوم إدارة المدرسة بإعداد قائمة تضم أسامي الطلاب في كل صف وشعبة واعتماد هذه القائمة في تدوين الغيابات للطلاب.
اغلب المعاونين الذين بعهدتهم هذا السجل لا يؤشرون الغيابات بصورة صحيحة ويؤشرون (ح) او (غ) او (م).
لاذا حضر الطالب وتغيب بعض الحصص فليس من صلاحيات المعاون ان يغيب ليوم كامل.
كل أربع خصص تجمع وتوضع بدلا عنها (غ) داخل دائرة.
كل 7 أيام إنذار إذا حصل عل إنذار ثاني استوجب استدعاء ولي أمره.
لا يجوز الشطب والحك أو التغيير بالحبر الأبيض.
تنزل خلاصة أيام الغيابات في نهاية كل شهر ويتم احتسابها لآخر أيام الدوام وقيل بدء الامتحانات الشفوية للامتحانات النهائية. وتعد ايام امتحانات نصف السنة من ضمن ايام الحضور والغياب في سجل الدوام اليومي.
المشرف يجب عليه الاطلاع على كراس الأنظمة والقوانين.
سجل رقم (10) سجل مجلس الآباء والمعلمين: وهذا السجل خاص باجتماعات مجلس الآباء والمعلمين التي تعقدها المدرسة خلال العام الدراسي وتدون فيه كل نشاطات المجلس. وهناك كراس خاص بمجالس الآباء والمعلمين.
سجل رقم (11) سجل قرارات مجلس المدرسين: وينقسم الي قسمين: محاضر الجلسات والقرارات.
يناقش المجلس المهام الإدارية والتربوية والفنية، ويمنح المدرس الحرية في المناقشة وإبداء الرأي.
المدارس الابتدائية مرتان كل شهر والمدارس الثانوية مرة واحدة كل شهر وهناك جلسات استثنائية الاجتماعات يجب ان تكون نظامية.
مجلس المدرسين اعلي سلطة وقراراته نافذة ولا تـُغير (قراره قطعي ولا عودة عنه).
محاضر الجلسات تدون من قبل المعاون الإداري.
المشرف يحضر الاجتماع ولا يحق له التصويت.
سجل رقم (12) سجل قرارات لجنة التوجيه والانضباط: يدون في هذا السجل أسامي لجنة الانضباط التي تم اختيارها في أول اجتماع لمجلس المدرسين ومن صلاحيات هذه اللجنة عقد اجتماع خاص لاتخاذ القرارات وضوابط تطبيق العقوبات في حالة وقوع مخالفة من قبل الطلاب للأنظمة المدرسية.
سجل رقم (13) سجل الحانوت المدرسي وكرة المنضدة: ويدمج مع السجل رقم(6) سجل حسابات الكتب المدرسية لجنة الحسابات تكون برئاسة المدير او المعاون خلاصة الحسابات يعدها المعاون ويساعده المحاسب الحانوت يكون تعاونيا لخدمة المعلمين والطلاب او يعهد الي ملتزم وان لا يزيد الربح عن 10% في اي حال من الأحوال.
سجل رقم(14) سجل المكتبة المدرسية وكتب الإعارة: وهو سجل خاص بالكتب التي تستلمها المدرسة من مديرية التربية او التي تهد للمدرسة او التي يتم شراؤها جميعها تدخل السجل ويعطي لكل كتاب رقم خاص وتنظم الكتب حسب تصنيف الكتب المعمول به.
سجل رقم (15) سجل الصادرة والواردة (البريد):
سجل الواردة : يستلم من التجهيزات ويدون في هذا السجل كافة الكتب الواردة حسب تاريخ وروده وبعد تهميش المدير عليه واطلاع المدرسين عليه لاتخاذ ما يلزم.
يبدأ التسلسل من الرقم (1) في بداية كل سنة ميلادية جديدة
سجل الصادرة: يستلم من التجهيزات وتدون فيه كافة الكتب التي ترسلها المدرسة ردا عل كتب مديرية التربية بعد ان يقوم المدير بتحريرها بنسختين ويتم حفظ النسخة الثانية في ملف خاص.
سجل رقم (16) سجل الأثاث المدرسي: وهو من السجلات المهمة وهو من أول السجلات التي يطلع غليها المدير ويعهد به الي المدير او المعاون او أي موظف بموجب أمر مدرسي ولا يفك المدير ما لم يسلم ما بذمته لشخص آخر وإذا انفك بدون جرد تشكل لجنة للجرد.
سجل رقم(17) سجل المختبرات المدرسية: ويكون بعهدة المسؤول عن المختبرات او أخد مدرسي العلوم وهناك سجلات فرعية لكل من الفيزياء والكيمياء وعلوم الحياة. سجل رقم (18) سجل اللوازم الرياضية والكشفية: وتدوم فيه كافة اللوازم والتجهيزات الرياضية والكشفية الموجودة في المدرسة، ويتفرع منه:
18 أ: سجل اللوازم والتجهيزات الرياضية والكشفية الثابتة.
18 ب: سجل اللوازم والتجهيزات الرياضية والكشفية السريعة مثل (القمصان والفانيلات والأحذية والكرات والشبكات وغيرها من المواد القابلة للاستهلاك.
سجل رقم (19) سجل لوازم التربية الفنية:
سجل رقم (20) سجل الإحصاءات التربوية المدرسية: وهو سجل خاص من خلاله تتم الإجابة عن الإحصاءات التي تطلبها التربية حول عدد الطلاب والصفوف وعدد المدرسين وبناة المدرسة.
ثانيا السجلات المستحدثة بعد عام 2003
سجل رقم (21) سجل الأداء اليومي: وهو سجل خاص بالمدير يسجل فيها ملاحظته اليومية وحركات كافة العاملين في المدرسة والزيارات التي يقوم بها لمدرسي المدرسة وزيارات المشرفين للمدرسة.
سجل رقم (22) سجل متابعة الخطة اليومية والسنوية: وقد استحدث هذا السجل من اجل متابعة خطط المدرسين اليومية، ومطابقتها مع الخطة السنوية ومناقشة ذلك مع المدرسين من اجل تطوير العملية التربوية.
سجل رقم (23) سجل الأنشطة المدرسية: هذا السجل خاص بالمدير ويتناول الأنشطة المدرسية من احتفالات ونشاطات لا صفية من نشاطات رياضية وعلمية وأدبية وكذلك احتفالات رفع العلم في يوم الخميس.
سجل رقم (24) سجل متابعة المستويات العلمية ونسب النجاح: وهو سجل يتضمن كشف المستويات العلمية للطلاب في الفصل الأول ونصف السنة والفصل الثاني وسبل الأخذ بيد الطلاب لرفع مستواهم العلمي.
سجل رقم(25) سجل متابعة توصيات الاختصاصيين التربويين: بعد ان يدون الاختصاصي التربوي توصياته ويطلع عليها المدرسون والمدير يقوم المدير بتدوين هذه التوصيات في السجل وتتابع من فبله حرصا على المستوي العلمي للمدرسة.
سجل رقم(26) سجل زائري المدرسة: سجل خاص بزائري المدرسة من غير المشرفين التربويين.
سجل رقم (27) سجل شؤون الطلبة. وهو سجل خاص بمعاون المدير لشؤون الطلبة ويضم كل ما يتعلق بالطلبة من غيابات وإنذارات وغير ذلك.
سحل رقم (28) سجل المغادرة والإيكال: ويتعلق بمغادرة المدرس للمدرية لفترة ومنية محددة ويدون فيه ساعة المغادرة وتاريخ العودة والجهة التي راجعها المدرس عند حصوله على الرخصة.
سجل(29) سجل التشريعات التربوية(التعاميم): وفيه يدون المدير ما يريد تعميمه من أوامر وتعليمات صادرة من وزارة التربية او المديرية العامة للتربية، او قرارات الي الهيئة التدريسية.
سحل رقم(30) سجل استخدام الأجهزة التعليمية
سجل رقم (31) سجل إجازات المدرسين:
سجل رقم(32) سجل المحاضرات: وهو سجل مطبوع يثبت فيه ملخص المحاضرات التي قام بإلغائها خلال الشهر وترسل إلي
التربية ليتم صرف المبالغ المخصصة للمحاضر.
سحل رقم (33) سحل البطاقة المدرسية: ويكون هذا السجل بعهدة المرشد التربوي، في المدرسة ان وجد، او أحد المعاونين، ويثبت فيه أسامي المرشدين التربويين ليتم توزيع البطاقة المدرسية عليهم لملئها.
سجل رقم (34) سجل الأوامر المدرسية: وهو سجل خاص بالأوامر الإدارية التي تصدرها المدرسة ويفتح في بداية السنة الدراسية ويثبت فيه ما يوكل الي المدرسين من مهمات وتقسيم الأعمال الإدارية.
سجل رقم (35) سجل صادرة الهويات: ويدون فيه أسامي الطلاب وأرقام الهويات الصادرة من المدرسة.
سجل رقم(36) سجل ترقيم الرحلات: سجل خاص ينظم أرقام الرحلات واسامي الطلاب الذين يجلسون عليها ويفتح في بداية كل سنة.
سجل رقم (37) سجل اللجنة الصحية: يثبت في هذا السجل زيارات اللجان الطبية والفرق الصحية التي تقوم بزيارة المدرسة والخاصة بفحص وتلقيح الطلاب والإجراءات المتعلقة بالحالات المرضية المكتشفة. معاونين
سجل رقم (38) سجل اللجنة الامتحانية: ويتعلق هذا السجل بأعمال اللجنة الامتحانية في نصف السنة والامتحان النهائي من توزيع القاعات الامتحانية واسامي المراقبين واستلام وتوزيع الدفاتر الامتحانية وغير ذلك من الأعمال.
سجل (39) سجل القرارات (إضافة الـ 5 درجات): سجل خاص بالحالات التي تضاف فيها ال 5 درجات لنقل الطالب من حالة الي حالة أخري، يستخدم هذا القرار في معدلات السعي السنوي بالنسبة للصفوف المنتهية، اما بالنسبة للصفوف غير المنتهية فيستخدم القرار في الدرجة النهائية فقط.
سجل رقم(40) سجل خطة العمل الإداري: وهو سجل خاص تثبت فيه الخطة السنوية الخاصة بالإدارة لأشهر السنة الدراسية.
السجلات المدرسية
رقم واسم السجل
1 -سجل تقويم النشاط التربوي (زيارات المعلمين)
29 -سجل التشريعات التربوية (التعميم)
2 -سجل زيارات المشرفين التربويين
30 -سجل استخدام الأجهزة التعليمية
3 -سجل الصادر والوارد السري
31 -سجل الإجازات للمعلمين
4 -سجل خاص المدرسة
32 -سجل المحاضرات
5 -سجل القيد العام
33 -سجل البطاقة المدرسية
6 -سجل دليل القيد العام
34 -سجل الأوامر المدرسية
7 -سجل حسابات الكتب والقرطاسية
35 -سجل صادر الهويات
8 -سجل درجات السادس والخامس والأولية
36 -سجل ترقيم الرحلات
9 -سجل جماعة المعلمين
37 -سجل اللجنة الصحية
10 -سجل الدوام اليومي للتلاميذ
38 -سجل السيطرة الامتحانية
11 -سجل مجلس الإباء والمعلمين
39 -سجل القرارات (5 درجات)
12 -سجل قرارات مجلس المعلمين
40 -سجل أخلطه الإدارية للمدرسة
13 -سجل الحانوت المدرسي
41 -سجل تبليغات البريد
14 -سجل المكتبة المدرسية
42 -سجل حضور الملاك
15 -سجل الصادرة والواردة (البريد)
43 -سجل الجودة الشاملة والتطوير المدرسي.
16 -سجل الأثاث المدرسي
44 -سجل الإرشاد
17 -سجل المختبرات المدرسية
45 -سجل الترحيل للتلاميذ
18 -سجل لوازم التربية الرياضية والكشفية
46 -سجل سد الشاغر
19 -سجل لوازم التربية الفنية
47 -سجل المكلفين والمنسبين للمعلمين
20 -سجل الإحصاءات التربوية والمدرسية
48 -سجل التبليغ بنتائج التلاميذ
21 -سجل الأداء اليومي
49 -سجل المتوفين
22 -سجل متابعة لخطه أيوميه والسنوية
50 -سجل اللجان العلمية والثقافية في المدرسة
23 -سجل الأنشطة المدرسية
51 -سجل الموظفين
24 -سجل متابعة المستويات العلمية ونسب النجاح
52 -سجل التدريب
25 -سجل متابعة تنفيذ التوصيات للمشرفين
53 -سجل الوسائل التعليمية
26 -سجل زائري المدرسة
54 -سجل الحراس الأمنيين
27 -سجل شؤون أطلبه
55 -سجل متابعة التعليم الإلزامي
28 -سجل الإيكال والمغادرة
56 -سجل المؤهلين للتعليم الإلزامي
57 -سجل الوثائق الصادرة والواردة
مفهوم السجلات المدرسية:
هي صورة ناطقة عن سيرة المدرسة التربوية والعلمية ومؤشرا عن تطور العملية التربوية منها، إن إعداد السجلات والمحافظة عليها وترتيبها يمكن للمسؤولين من الرجوع إليها بيسر وسهولة.
أهمية السجلات المدرسية:
تكمن أهمية السجلات في أمور عديدة نذكر منها:
1.المراقبة: أنها تسهل عمل المديرين والمشرفين التربويين في مراجعة الإعمال المدرسية، ومراقبة تطور العملية التربوية بالإحصاءات والأرقام بغية الوقوف على الأخطاء وتصحيحها.
2.الإرشاد والتوجيه: تساعد المسؤولين على توجيه الإرشاد والتوجيه حول النقص الحاصل أو الإهمال أو التقصير في جوانب العملية التربوية كل حسب موقعه لسد هذا النقص والوقوف حائلا إمام استمراره وتشعبه.
3.اعتبارها مراجع: فهي معلومات موثقة يمكن الرجوع إليها في حالة الحاجة وتوثيق أي معلومة نهائية والاستفادة منها كمادة بحثيه.
4.الاطلاع والمعرفة: يعرف من خلالها طبيعة المدرسة وسيرة العاملين بها ومبادرتهم ونشاطاتهم.
5.حفظ حقوق المعلمين والتلاميذ: تساعد على الاحتفاظ بحقوق المعلمين ودرجات التلاميذ وتواريخ التعيين والمباشرة .... الخ.
6.مساعدة المدير في التخطيط لعمله: فهي معلومات متوفرة مساندة للمدير لتخطيط عمله التربوي والإداري وتساعده على إعداد الخطط السنوية والشهرية.
الية عمل السجلات المدرسية
تلعب السجلات المدرسية دورا مهما في العملية التربوية لما لها من أهمية إذ تـُعد القلب النابض لهذه العملية، وهي المؤشر الذي يكشف نواحي النقص في جوانب العملية التربوية، التي تسهل عمل المشرفين والاختصاصيين التربويين في مراجعة الأعمال المدرسية، والتي تعد مراجع موثقة للمسؤولين والباحثين عند قيامهم بالبحوث المسحية والتاريخية للمدارس.
وقد حددت التشريعات التربوية عدد هذه السجلات ب (20) سجل كما ورد في نظام المدارس الثانوية رقم (2) لعام و1977، وقد حددت وظيفة كل سجل منها ومعهوديته والشخص المسؤول عن تنظيمه، وقد أفرزت الظروف التي مر بها البلد بعد عام 2003 استحداث سجلات إضافية تسهيلا لتنظيم العملية التربوية في المدارس، البعض منها صدر بتعليمات وزارية والعض الآخر صدر عن مديريات التربية في المحافظات. فاقتضى الأمر تنظيم هذه السجلات وتوحيدها (السجلات من 1 الى 40)
اولا: السجلات التي حددتها التشريعات التربوية: (من 1 ــــ 20)
وقد حددت التشريعات التربوية السجلات من 1 إلى 4 أن تكون بعهدة مدير المدرسة
سجل رقم (1): سجل تقويم النشاط التربوي للمدرسين:
وهذا السجل كما بينا يكون بعهدة مدير المدرسة، اذ يتوجب على مدير المدرسة زيارة جميع المدرسين والمعاونين ثلاث زيارات على الأقل في السنة، وقد تكون أكثر من (3) بالنسبة للمدرسين الجدد، ويزودهم بالتوجيهات والتعليمات التي تعزز المسيرة التربوية بعد اخذ تواقيعهم عند الانتهاء من هذه الزيارات.
سجل رقم (2): سجل توصيات الاختصاصيين التربويين.
يكون هذا السجل جاهزا ويتم تسلمه من مديرية التجهيزات، وفيه تدون ملاحظات الاختصاصي التربوي ملاحظاته وتوصياته أثناء الزيارة المدرسية حيث تدون الملاحظات قيء الجهة اليمنى والتوصيات في الجهة اليسرى ويوقع كل من المدير والمدرسون عل هذه التوصيات وتتم متابعتها من قبل المدير حرصا عل المدرسة وسعيا وراء تطوير جهود المدرس وتنمية قدراته الأدائية وتطوير كفاياته العلمية.
تقوم إدارة المدرسة بتهيئة سجل جديد كل سنة دراسية، ويحتفظ بالسجلات القديمة ولا تتلف. ترقم السجلات بالشكل 2/1، 2/2، 2/3 وهكذا. ترتيب السجلات وتنظم كذمة. ولا يقدم هذا السجل لغير المشرفين والاختصاصيين التربويين مهما كان الزائر.
* يقدم المدير سجل المشرفين بالرقم (2) وللزائرين بالرقم (2 أ).
* عدد الزيارات للمشرف يجب ان لا تقل عن أربع.
*الزيارة يجب ان لا تكون ضبابية أو تعجيزية
*الزيارة الأولى تكون للكشف وليست توجيهية حيث يقوم المشرف بعقد الندوات التوجيهية لمدرسيه.
*الزيارة الثانية تكون لمتابعة ما تم تنفيذه بعد الزيارة الأولى.
*لا تعاد التوجيهات المكتوبة في الزيارة الأولى او الثانية الا إذا كانت ملحة ومفيدة للإشراف.
*الزيارة الأخيرة ختم للتوجيهات وبيان ما نفذ منها.
*بعد كل زيارة إشرافيه ترفع مذكرة وتقرير إشرافي.
*كل زيارة إشرافيه تقرير رسمي يصدر عن المشرف، ويجب توثيق هذه الملاحظات في سجل المشرف الخاص.
*بعد الزيارة الإشرافيه الأخيرة يُعد التقرير الذي يرفع الى مدير الإشراف وبجب ان يكون هذا التقرير مطابقا لما مدون في سجلك الشخصي.
سجل رقم 3: سجل الصادرة والواردة السري:
ترد ال المدرسة بريد سري،وسري للغاية ،وسري مستعجل...تورّد كافة الكتب السرية في سجل خاص برقمها وتاريخها وتهمش من قبل المدير وتثبت عليها ملاحظاته ،يفتح سجلان للصادرة السري و الواردة السري يرقم (3) ، و(3أ) .سريات المدرسة امانة بيد المدير ،التوصيات السرية يجب الا يطلع على الكتب السرية أي احد, ادارت بعض المدارس تهمل البريد السري وتقوم بحفظ البريد السري في سجل البريد الاعتيادي ،مما يؤدي إلي وقوع كثير من الأمور السرية بيد العاملين الآخرين بالمدرسة وهو مما يجب الانتباه اليه.
سجل رقم 4: السجل الخاص بالمدرسة: وهو من السجلات الضرورية التي يجب تنظيمها في المدرسة لانه يحتوي كل شئ عن المدرسة. معلومات عن البناية وعائديتها وأوراق السجل العقاري المتعلقة بها وازدواجيتها مع مدرسة أخري ان وجدت وكذلك عدد الصفوف والغرف الدراسية فيها وعدد الطلاب واسماء المديرين الذين تولوا ادارتها الي غير ذلك من الامور المتعلقة بالمدرسة.
لا يجوز تغيير شكل البناية الا بموافقة مدير التخطيط.
يجب توثيق كل ما يصرف علا البناية المدرسية من قبل أي جهة كانت.
سيرة كل مدير او معلم او موظف في المدرسة موثقة بصفحتين وتتضمن: معلومات عامة عن الشخص وكل التشكرات والعقوبات ونسب النجاح العالية والوظائف التي تقلدها والتقارير التي حصل عليها من الإدارات والمشرفين.
السجلات من (5) الى (13) تكون بعهدة المعاون.
سجل رقم (5) سجل القيد العام: وهذا السجل خاص بقبول الطلاب بالمدرسة ويفتح هذا السجل في اليوم الأول الذي تـُفتتح فيه المدرسة. وتدون فيه جميع المعلومات عن الطالب طيلة وجوده في المدرسة.
*لا يجوز للمعاون ان يوقع في حقل الدرجات وانما يوقع المدير فقط ويمكن للمعاون ان يقوم بتنزيل الدرجات رقما وكتابة عند النجاح ورقما عند الرسوب وتنزل الدرجة النهائية والنتيجة للطالب.
*في حالة اتخاذ القرار عند النجاح يدون في سجل القيد العام الدرجة النهائية (50) ويكتب في النهائية نجح بقرار من... ولا يكتب 48 ويشطب عليها بخط مائل ثم يكتب 50 مثلا.
* الرقم الامتحاني يكتب أمام السنة الدراسية وبخط المدير.
*درجات السعي السنوي للطالب غير المشمول بامتحان البكالوريا تـُنزل في السجل.
* لد كل طالب رقمان رقم قبول ورقم سجل.
* تسلسل القيود تـُنظم بالأرقام 5/1،5/2 ،5/3 وهكذا.
* تدخل في ذمة المدير العام القيود العامة من الرقم 1 حتى رقم السجل الأخير.
* يفضل لصق صور الطلاب بالتناوب على كل صفحة في السجل.
* عند استلام المدير مهام عمله في المدرسة عليه أن يلقي نظرة سريعة على صفحات القيد العام ومطالبة سلفه بإكمالها.
5 أ سجل دليل القيد العام: وهو سجل مرتب وفقا للحروف الأبجدية حيث يخصص لكل حرف عدد من الصفحات الكافية، ويضم أسامي جميع الطلاب وأرقام قيودهم الذين تم تسجيلهم في المدرسة منذ إنشائها.
سجل رقم (6): سجل حسابات الكتب المدرسية والقرطاسية: وهو سجل حسابي ولا يسلم لأي موظف وبكون بعهدة المعاون المسؤول.
سجل رقم (7) سجل درجات الامتحان: وهو السجل الذي تثبت فيه درجات الطلاب خلال العام الدراسي من سجلات المعلمين وهو سجل يجب ان يتسم بالدقة ولا يكتب بقلم الرصاص وان تختم جميع صفحاته بختم المدرسة ويوقع مدير المدرسة في نهاية كل صفحة بعد ظهور نتيجة الطالب النهائية.
سجل رقم(8): سجل جماعة المدرسين: ويحتوي معلومات عامة عن جميع المدرسين العاملين في المدرسة والذين سبق لهم العمل في المدرسة وانتقلوا منها او أحيلوا للتقاعد.
سجل رقم (9): سجل الدوام اليومي: تقوم إدارة المدرسة بإعداد قائمة تضم أسامي الطلاب في كل صف وشعبة واعتماد هذه القائمة في تدوين الغيابات للطلاب.
اغلب المعاونين الذين بعهدتهم هذا السجل لا يؤشرون الغيابات بصورة صحيحة ويؤشرون (ح) او (غ) او (م).
لاذا حضر الطالب وتغيب بعض الحصص فليس من صلاحيات المعاون ان يغيب ليوم كامل.
كل أربع خصص تجمع وتوضع بدلا عنها (غ) داخل دائرة.
كل 7 أيام إنذار إذا حصل عل إنذار ثاني استوجب استدعاء ولي أمره.
لا يجوز الشطب والحك أو التغيير بالحبر الأبيض.
تنزل خلاصة أيام الغيابات في نهاية كل شهر ويتم احتسابها لآخر أيام الدوام وقيل بدء الامتحانات الشفوية للامتحانات النهائية. وتعد ايام امتحانات نصف السنة من ضمن ايام الحضور والغياب في سجل الدوام اليومي.
المشرف يجب عليه الاطلاع على كراس الأنظمة والقوانين.
سجل رقم (10) سجل مجلس الآباء والمعلمين: وهذا السجل خاص باجتماعات مجلس الآباء والمعلمين التي تعقدها المدرسة خلال العام الدراسي وتدون فيه كل نشاطات المجلس. وهناك كراس خاص بمجالس الآباء والمعلمين.
سجل رقم (11) سجل قرارات مجلس المدرسين: وينقسم الي قسمين: محاضر الجلسات والقرارات.
يناقش المجلس المهام الإدارية والتربوية والفنية، ويمنح المدرس الحرية في المناقشة وإبداء الرأي.
المدارس الابتدائية مرتان كل شهر والمدارس الثانوية مرة واحدة كل شهر وهناك جلسات استثنائية الاجتماعات يجب ان تكون نظامية.
مجلس المدرسين اعلي سلطة وقراراته نافذة ولا تـُغير (قراره قطعي ولا عودة عنه).
محاضر الجلسات تدون من قبل المعاون الإداري.
المشرف يحضر الاجتماع ولا يحق له التصويت.
سجل رقم (12) سجل قرارات لجنة التوجيه والانضباط: يدون في هذا السجل أسامي لجنة الانضباط التي تم اختيارها في أول اجتماع لمجلس المدرسين ومن صلاحيات هذه اللجنة عقد اجتماع خاص لاتخاذ القرارات وضوابط تطبيق العقوبات في حالة وقوع مخالفة من قبل الطلاب للأنظمة المدرسية.
سجل رقم (13) سجل الحانوت المدرسي وكرة المنضدة: ويدمج مع السجل رقم(6) سجل حسابات الكتب المدرسية لجنة الحسابات تكون برئاسة المدير او المعاون خلاصة الحسابات يعدها المعاون ويساعده المحاسب الحانوت يكون تعاونيا لخدمة المعلمين والطلاب او يعهد الي ملتزم وان لا يزيد الربح عن 10% في اي حال من الأحوال.
سجل رقم(14) سجل المكتبة المدرسية وكتب الإعارة: وهو سجل خاص بالكتب التي تستلمها المدرسة من مديرية التربية او التي تهد للمدرسة او التي يتم شراؤها جميعها تدخل السجل ويعطي لكل كتاب رقم خاص وتنظم الكتب حسب تصنيف الكتب المعمول به.
سجل رقم (15) سجل الصادرة والواردة (البريد):
سجل الواردة : يستلم من التجهيزات ويدون في هذا السجل كافة الكتب الواردة حسب تاريخ وروده وبعد تهميش المدير عليه واطلاع المدرسين عليه لاتخاذ ما يلزم.
يبدأ التسلسل من الرقم (1) في بداية كل سنة ميلادية جديدة
سجل الصادرة: يستلم من التجهيزات وتدون فيه كافة الكتب التي ترسلها المدرسة ردا عل كتب مديرية التربية بعد ان يقوم المدير بتحريرها بنسختين ويتم حفظ النسخة الثانية في ملف خاص.
سجل رقم (16) سجل الأثاث المدرسي: وهو من السجلات المهمة وهو من أول السجلات التي يطلع غليها المدير ويعهد به الي المدير او المعاون او أي موظف بموجب أمر مدرسي ولا يفك المدير ما لم يسلم ما بذمته لشخص آخر وإذا انفك بدون جرد تشكل لجنة للجرد.
سجل رقم(17) سجل المختبرات المدرسية: ويكون بعهدة المسؤول عن المختبرات او أخد مدرسي العلوم وهناك سجلات فرعية لكل من الفيزياء والكيمياء وعلوم الحياة. سجل رقم (18) سجل اللوازم الرياضية والكشفية: وتدوم فيه كافة اللوازم والتجهيزات الرياضية والكشفية الموجودة في المدرسة، ويتفرع منه:
18 أ: سجل اللوازم والتجهيزات الرياضية والكشفية الثابتة.
18 ب: سجل اللوازم والتجهيزات الرياضية والكشفية السريعة مثل (القمصان والفانيلات والأحذية والكرات والشبكات وغيرها من المواد القابلة للاستهلاك.
سجل رقم (19) سجل لوازم التربية الفنية:
سجل رقم (20) سجل الإحصاءات التربوية المدرسية: وهو سجل خاص من خلاله تتم الإجابة عن الإحصاءات التي تطلبها التربية حول عدد الطلاب والصفوف وعدد المدرسين وبناة المدرسة.
ثانيا السجلات المستحدثة بعد عام 2003
سجل رقم (21) سجل الأداء اليومي: وهو سجل خاص بالمدير يسجل فيها ملاحظته اليومية وحركات كافة العاملين في المدرسة والزيارات التي يقوم بها لمدرسي المدرسة وزيارات المشرفين للمدرسة.
سجل رقم (22) سجل متابعة الخطة اليومية والسنوية: وقد استحدث هذا السجل من اجل متابعة خطط المدرسين اليومية، ومطابقتها مع الخطة السنوية ومناقشة ذلك مع المدرسين من اجل تطوير العملية التربوية.
سجل رقم (23) سجل الأنشطة المدرسية: هذا السجل خاص بالمدير ويتناول الأنشطة المدرسية من احتفالات ونشاطات لا صفية من نشاطات رياضية وعلمية وأدبية وكذلك احتفالات رفع العلم في يوم الخميس.
سجل رقم (24) سجل متابعة المستويات العلمية ونسب النجاح: وهو سجل يتضمن كشف المستويات العلمية للطلاب في الفصل الأول ونصف السنة والفصل الثاني وسبل الأخذ بيد الطلاب لرفع مستواهم العلمي.
سجل رقم(25) سجل متابعة توصيات الاختصاصيين التربويين: بعد ان يدون الاختصاصي التربوي توصياته ويطلع عليها المدرسون والمدير يقوم المدير بتدوين هذه التوصيات في السجل وتتابع من فبله حرصا على المستوي العلمي للمدرسة.
سجل رقم(26) سجل زائري المدرسة: سجل خاص بزائري المدرسة من غير المشرفين التربويين.
سجل رقم (27) سجل شؤون الطلبة. وهو سجل خاص بمعاون المدير لشؤون الطلبة ويضم كل ما يتعلق بالطلبة من غيابات وإنذارات وغير ذلك.
سحل رقم (28) سجل المغادرة والإيكال: ويتعلق بمغادرة المدرس للمدرية لفترة ومنية محددة ويدون فيه ساعة المغادرة وتاريخ العودة والجهة التي راجعها المدرس عند حصوله على الرخصة.
سجل(29) سجل التشريعات التربوية(التعاميم): وفيه يدون المدير ما يريد تعميمه من أوامر وتعليمات صادرة من وزارة التربية او المديرية العامة للتربية، او قرارات الي الهيئة التدريسية.
سحل رقم(30) سجل استخدام الأجهزة التعليمية
سجل رقم (31) سجل إجازات المدرسين:
سجل رقم(32) سجل المحاضرات: وهو سجل مطبوع يثبت فيه ملخص المحاضرات التي قام بإلغائها خلال الشهر وترسل إلي
التربية ليتم صرف المبالغ المخصصة للمحاضر.
سحل رقم (33) سحل البطاقة المدرسية: ويكون هذا السجل بعهدة المرشد التربوي، في المدرسة ان وجد، او أحد المعاونين، ويثبت فيه أسامي المرشدين التربويين ليتم توزيع البطاقة المدرسية عليهم لملئها.
سجل رقم (34) سجل الأوامر المدرسية: وهو سجل خاص بالأوامر الإدارية التي تصدرها المدرسة ويفتح في بداية السنة الدراسية ويثبت فيه ما يوكل الي المدرسين من مهمات وتقسيم الأعمال الإدارية.
سجل رقم (35) سجل صادرة الهويات: ويدون فيه أسامي الطلاب وأرقام الهويات الصادرة من المدرسة.
سجل رقم(36) سجل ترقيم الرحلات: سجل خاص ينظم أرقام الرحلات واسامي الطلاب الذين يجلسون عليها ويفتح في بداية كل سنة.
سجل رقم (37) سجل اللجنة الصحية: يثبت في هذا السجل زيارات اللجان الطبية والفرق الصحية التي تقوم بزيارة المدرسة والخاصة بفحص وتلقيح الطلاب والإجراءات المتعلقة بالحالات المرضية المكتشفة. معاونين
سجل رقم (38) سجل اللجنة الامتحانية: ويتعلق هذا السجل بأعمال اللجنة الامتحانية في نصف السنة والامتحان النهائي من توزيع القاعات الامتحانية واسامي المراقبين واستلام وتوزيع الدفاتر الامتحانية وغير ذلك من الأعمال.
سجل (39) سجل القرارات (إضافة الـ 5 درجات): سجل خاص بالحالات التي تضاف فيها ال 5 درجات لنقل الطالب من حالة الي حالة أخري، يستخدم هذا القرار في معدلات السعي السنوي بالنسبة للصفوف المنتهية، اما بالنسبة للصفوف غير المنتهية فيستخدم القرار في الدرجة النهائية فقط.
سجل رقم(40) سجل خطة العمل الإداري: وهو سجل خاص تثبت فيه الخطة السنوية الخاصة بالإدارة لأشهر السنة الدراسية.
السجلات المدرسية
رقم واسم السجل
1 -سجل تقويم النشاط التربوي (زيارات المعلمين)
29 -سجل التشريعات التربوية (التعميم)
2 -سجل زيارات المشرفين التربويين
30 -سجل استخدام الأجهزة التعليمية
3 -سجل الصادر والوارد السري
31 -سجل الإجازات للمعلمين
4 -سجل خاص المدرسة
32 -سجل المحاضرات
5 -سجل القيد العام
33 -سجل البطاقة المدرسية
6 -سجل دليل القيد العام
34 -سجل الأوامر المدرسية
7 -سجل حسابات الكتب والقرطاسية
35 -سجل صادر الهويات
8 -سجل درجات السادس والخامس والأولية
36 -سجل ترقيم الرحلات
9 -سجل جماعة المعلمين
37 -سجل اللجنة الصحية
10 -سجل الدوام اليومي للتلاميذ
38 -سجل السيطرة الامتحانية
11 -سجل مجلس الإباء والمعلمين
39 -سجل القرارات (5 درجات)
12 -سجل قرارات مجلس المعلمين
40 -سجل أخلطه الإدارية للمدرسة
13 -سجل الحانوت المدرسي
41 -سجل تبليغات البريد
14 -سجل المكتبة المدرسية
42 -سجل حضور الملاك
15 -سجل الصادرة والواردة (البريد)
43 -سجل الجودة الشاملة والتطوير المدرسي.
16 -سجل الأثاث المدرسي
44 -سجل الإرشاد
17 -سجل المختبرات المدرسية
45 -سجل الترحيل للتلاميذ
18 -سجل لوازم التربية الرياضية والكشفية
46 -سجل سد الشاغر
19 -سجل لوازم التربية الفنية
47 -سجل المكلفين والمنسبين للمعلمين
20 -سجل الإحصاءات التربوية والمدرسية
48 -سجل التبليغ بنتائج التلاميذ
21 -سجل الأداء اليومي
49 -سجل المتوفين
22 -سجل متابعة لخطه أيوميه والسنوية
50 -سجل اللجان العلمية والثقافية في المدرسة
23 -سجل الأنشطة المدرسية
51 -سجل الموظفين
24 -سجل متابعة المستويات العلمية ونسب النجاح
52 -سجل التدريب
25 -سجل متابعة تنفيذ التوصيات للمشرفين
53 -سجل الوسائل التعليمية
26 -سجل زائري المدرسة
54 -سجل الحراس الأمنيين
27 -سجل شؤون أطلبه
55 -سجل متابعة التعليم الإلزامي
28 -سجل الإيكال والمغادرة
56 -سجل المؤهلين للتعليم الإلزامي
57 -سجل الوثائق الصادرة والواردة
